이 문서는 세계 최강의 디지털 문서 관리 솔루션인 Atlassian Confluence의 다양한 기능을 설명하는 문서입니다.
Atlassian Confluence 직관적인 인터페이스로 무엇보다 사용하기 쉽고 무한한 확장성을 가지고 있어 "당신이 하고 싶은 일을 무엇이든 할 수 있는 도구"라는 표현이 아주 잘 어울리는 솔루션 입니다. 요즘 화두인 디지털 트랜스포메이션(Digital Transformation)을 위한 가장 강력한 도구이며, 팀원들의 협업(Collaboration)을 도와주며, 포스트 코로나 시대에 원격(Remote) 근무를 지원해주는 확실한 도구입니다.
이 챕터에서는 Confluence의 주요 기능에 대한 알아보도록 하겠습니다.
Confluence에서 스페이스는 문서를 모아두는 그룹으로 보면 될 것 같습니다. 스페이스는 조직에 따라 특정 팀이 될 수 있고, 특정 프로젝트, 제품 등이 될 수 있습니다. 예를 들어 "솔루션 사업팀"이라는 스페이스를 만들어 팀에 필요한 문서들 예로 팀 주간 보고, 팀 업무 가이드 등을 만들거나 "테스트에이드 개발 프로젝트"라는 스페이스를 만들어 테스트에이드를 개발하는데 필요한 요구사항, 디자인, 테스트 등 모든 문서를 작성하여 공유할 수 있습니다.
Confluence 스페이스는 다수의 페이지로 구성됩니다. 홈 페이지를 기점으로 하위에 페이지가 만들어지는 형태로 계층 구조를 표현할 수 있습니다.
이 페이지는 Confluence를 구성하는 핵심으로, 프로젝트, HR, 디자인, 마케팅 및 영업 등을 위한 사전 정의된 다양한 템플릿을 제공하고 있습니다. 만약에 사전에 제공 템플릿이 조직에 어울리지 않는다면, 조직을 위한 템플릿을 정의하여 조직에 공유할 수 있습니다.
페이지는 블로그 게시물과 같이 웹 기반으로 작성이 됩니다. 페이지를 만들기 혹은 편집 버튼으로 수정 모드가 시작되면, 함께 문서를 작성할 사용자를 초대하여 동시에 하나의 문서를 작성할 수 있습니다. 상호 간의 작성하고 있는 영역을 실시간으로 확인할 수 있기 때문에 충돌없이 협업을 통해 문서를 빠르게 작성할 수 있습니다.
매크로는 Confluence 편집기의 꽃이라고 할 수 있습니다. 매크로는 쉽게 말해 페이지를 편집할 때 특정 기능을 삽입할 수 있게 해줍니다. 예로 PDF 뷰어를 삽입, Code 삽입, 목차 생성, 버전 정보 생성, 첨부파일, 다이어그램 삽입, 수식 삽입 등 무수히 많은 매크로를 제공하고 있습니다.
페이지는 저장할때마다 변경 사항이 저장되어 버전이 자동 관리됩니다. 해당 버전을 상호 비교할 수 있으며, 이전 버전으로 돌아갈 수 있습니다. 페이지에는 첨부파일을 첨부할 수 있는데 이 파일 역시 동일 이름을 올리게되면 자동으로 버전관리가 됩니다.
Atlassian Confluence는 협업 도구라고 말하는 이유는 앞서 설명드린 동시편집 외에도 페이지 하단에 댓글을 제공하고 그리고 원하는 Text를 드래그 하여 첨삭과 같은 인라인 코멘트를 달 수 있습니다. 예로 문서를 보다가 수정해야할 부분이 있으면, 영역을 지정하여, 코멘트를 달 수 있으며, 해당 수정 사항이 완료되면, 코멘트를 완료 처리 할 수 있습니다. 문서에 관심있지만 댓글을 달기가 애매하다면, 좋아요. 버튼으로 작성자에게 의사를 표현을 해보세요.
뿐만아니라 멘션 기능과 페이지 공유하기 기능을 통해 원하는 팀원에서 언제든 문서를 공유할 수 있습니다.
Atlassian Confluence는 Elastic Search를 내장하고 있습니다. 그래서 무엇보다 원하는 결과를 빠르게 찾을 수 있게 도와주고 있습니다. 페이지의 내용 뿐만 아니라, 페이지에 첨부된 PDF, Microsoft 파워포인트, 워드, 엑셀의 내용도 검색할 수 있습니다. 자체 내장된 뷰어를 통해 첨부파일 내용을 웹에서 바로 확인하고 필요 시 원하는 위치에 댓글을 달아서 팀에게 원하는 정보를 전달할 수 있습니다.
앞서 설명드린 Confluence의 기능으로도 조직에서 어떻게 활용할지에 대한 아이디어가 무궁무진하게 떠오를 수 있습니다. 이 챕터에서는 많은 회사에서 Confluence를 어떻게 사용하고 있는지 활용 사례에 대해서 소개 드리겠습니다.
대부분의 회사에서 업무 진행 시 많은 회의를 개최하고, 매주 자신의 업무에 대한 주간 보고를 작성합니다. 보통은 이를 위해 회의 참석자에게 혹은 주간보고 담당자에게 이메일을 보내고 담당자는 다시 이 이메일을 취합하여 하나의 문서를 생성하고 다시 이메일로 공유합니다.
Confluence에서는 템플릿을 통해 규격화된 회의록 페이지를 만들고, 페이지에 회의참석자를 멘션으로 작성하고 회의 내용을 기록합니다. 회의가 진행되는 동안 해당 페이지를 함께 리뷰하고 회의 종료 시, 회의록을 저장하게되면 회의 참석자에게 자동으로 이메일로 알림이 전송됩니다. 주간 보고 또한 템플릿을 통해 하나의 페이지를 생성하고, 팀원들은 메일 취합과 같은 방법없이 공유된 페이지에 자신의 주간 업무를 동시에 작성할 수 있습니다.
일반적으로 회사 업무 매뉴얼은 최초 한번 Word 혹은 PPT로 만들어지면, 업데이트 되지 않습니다. 새로운 멤버가 회사에 오게되면 해당 문서를 찾기 위해 조직 내의 여러 사람들에게 물어봐야할지도 모릅니다. Confluence에서는 이러한 문제를 해결하기 위한 솔루션을 지원합니다. 부서를 위한 하나의 스페이스를 만들고 업무 매뉴얼이라는 페이지를 생성할 수 있습니다. 검색창을 통해 원하는 업무 내용을 검색하고 궁금한 사항이 있으면 댓글을 통해 작성자에게 문의할 수 있습니다.
Confluence를 오래 사용한 조직은 Confluence에 수 많은 문서들을 적재합니다. 조직에 특화된 사용자, 관리자 가이드, 개발 가이드, 정책, 기술 문서, 세미나 문서, 트래블슈팅 가이드 등 이렇게 적재된 문서들은 어느 순간 구글링보다 업무에 특화된 지식 창고를 제공하게 됩니다.
항상 최신화된 고객 매뉴얼을 제공하셔야 한다면, Confluence를 사용하세요. Confluence는 로그인하지 않아도 문서를 읽기 전용으로 볼 수 있는 환경을 제공합니다. 스페이스에 별도의 블로그 게시물을 관리할 수 있어 제품에 대한 공지사항 및 관련 뉴스를 제공할 수 있습니다. 다음 예제의 사이트를 참고하세요.
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